Hopp til hovedinnhold

Rom, ressurser og planlegging

Rom og ressurser lar deg spore kirkens bookbare rom og utstyr. Når en gruppe eller et team vil bruke et rom eller låne en ressurs til et arrangement, kan de be om det gjennom B1 – og du kan godkjenne eller avslå disse forespørslene for å forhindre dobbelreservering.

Før du begynner

  • Du må ha administratortilgang til Kalendere-delen i B1 Admin
  • Sett opp grupper hvis medlemmer vil sende bookingforespørsler

Åpne rom og ressurser​

I B1 Admin går du til Kalendere og velger Rom & ressurser. Siden har fire faner: Rom, Ressurser, Blokeringer og Maler.

Rom​

Rom er fysiske rom som kan reserveres sammen med kalenderarrangementer – en alter, et fellesskap, klasserom osv.

Legge til et rom​

  1. I fanen Rom klikker du Legg til rom.
  2. Skriv inn et navn for rommet.
  3. Angi eventuelt en kapasitet (maksimalt antall personer).
  4. Sett en godkjenningsgruppe – når en gruppe ber om dette rommet, blir lederne i den valgte gruppen underrettet og må godkjenne bookingen. La det være tomt hvis ingen godkjenning er nødvendig.
  5. Klikk Lagre.

Redigere eller slette et rom​

Klikk redigeringsikonet ved siden av et rom, gjør endringene dine og klikk Lagre. Bruk Slett for å permanentslette et rom.

Ressurser​

Ressurser er gjenstander som kan bestilles sammen med et arrangement – AV-utstyr, projektorer, stoler, en varebil osv.

Legge til en ressurs​

  1. Klikk fanen Ressurser, deretter Legg til ressurs.
  2. Skriv inn et navn og eventuelt en beskrivelse.
  3. Sett en godkjenningsgruppe hvis noen må godkjenne ressurslån.
  4. Klikk Lagre.

Blokeringer​

Blokeringer forhindrer rom eller ressurser fra å bli bestilt i bestemte tider – ved renoveringer, reserverte perioder eller vedlikehold.

Legge til en blokerig​

  1. Klikk fanen Blokeringer, deretter Legg til blokerig.
  2. Velg om du vil blokkere et Rom, en Ressurs eller alle rom og ressurser.
  3. Sett start- og slutt-dato/tidspunkt for blokkeringen.
  4. Legg eventuelt til en årsak-merknad.
  5. Klikk Lagre.

Arrangementsmaler​

Maler lar deg lagre en gjenbrukbar arrangementskonfigurasjon – tittel, beskrivelse og tilknyttede grupper – slik at gjentakende arrangementer kan opprettes konsekvent.

Legge til en mal​

  1. Klikk fanen Maler, deretter Legg til mal.
  2. Skriv inn et navn for malen.
  3. Lenk eventuelt en gruppe slik at arrangementet automatisk knyttet til den gruppen når det opprettes fra malen.
  4. Klikk Lagre.

Når personalet oppretter et nytt arrangement, kan de velge en eksisterende mal for å fylle ut arrangementstdetaljene på forhånd.

Relaterte artikler​