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Räume, Ressourcen & Planung

Räume und Ressourcen ermöglichen es Ihnen, die buchbaren Räume und Ausrüstungen Ihrer Kirche zu verfolgen. Wenn eine Gruppe oder ein Team einen Raum nutzen oder eine Ressource für ein Ereignis ausleihen möchte, kann sie dies über B1 anfordern — und Sie können diese Anfragen genehmigen oder ablehnen, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Vor dem Start

  • Sie benötigen Administratorzugriff auf den Bereich Calendars in B1 Admin
  • Richten Sie Gruppen ein, deren Mitglieder Buchungsanfragen einreichen werden

Öffnen von Räumen & Ressourcen​

Gehen Sie in B1 Admin zu Calendars und wählen Sie Rooms & Resources. Die Seite hat vier Registerkarten: Rooms, Resources, Blockouts und Templates.

Räume​

Räume sind physische Räume, die zusammen mit Kalenderereignissen reserviert werden können — ein Heiligtum, ein Gemeindesaal, ein Klassenzimmer usw.

Hinzufügen eines Raums​

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rooms auf Add Room.
  2. Geben Sie einen name für den Raum ein.
  3. Stellen Sie optional eine capacity (maximale Personenzahl) ein.
  4. Legen Sie eine Approval Group fest — wenn eine Gruppe diesen Raum anfordert, werden die Leiter der gewählten Gruppe benachrichtigt und müssen die Buchung genehmigen. Lassen Sie leer, wenn keine Genehmigung erforderlich ist.
  5. Klicken Sie auf Save.

Bearbeiten oder Löschen eines Raums​

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben einem Raum, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Save. Verwenden Sie Delete, um einen Raum dauerhaft zu entfernen.

Ressourcen​

Ressourcen sind Gegenstände, die zusammen mit einem Ereignis gebucht werden können — AV-Ausrüstung, Projektoren, Stühle, ein Bus usw.

Hinzufügen einer Ressource​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Resources, dann auf Add Resource.
  2. Geben Sie einen name und optional eine description ein.
  3. Legen Sie eine Approval Group fest, wenn jemand Ressourcenausleihen genehmigen muss.
  4. Klicken Sie auf Save.

Blockouts​

Blockouts verhindern, dass Räume oder Ressourcen während bestimmter Zeiten gebucht werden — für Renovierungen, reservierte Zeiten oder Wartung.

Hinzufügen einer Sperrung​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Blockouts, dann auf Add Blockout.
  2. Wählen Sie, ob Sie einen Room, eine Resource oder alle Räume und Ressourcen blockieren möchten.
  3. Legen Sie die start und end Datum/Uhrzeit für die Sperrung fest.
  4. Fügen Sie optional eine reason Notiz hinzu.
  5. Klicken Sie auf Save.

Ereignis-Vorlagen​

Mit Vorlagen können Sie eine wiederverwendbare Ereigniskonfiguration speichern — Titel, Beschreibung und zugehörige Gruppen — damit wiederkehrende Ereignisse konsistent erstellt werden können.

Hinzufügen einer Vorlage​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Templates, dann auf Add Template.
  2. Geben Sie einen name für die Vorlage ein.
  3. Verknüpfen Sie optional eine group, damit das Ereignis automatisch mit dieser Gruppe verbunden wird, wenn es aus der Vorlage erstellt wird.
  4. Klicken Sie auf Save.

Beim Erstellen eines neuen Ereignisses können Mitarbeiter eine vorhandene Vorlage auswählen, um die Ereignisdetails vorauszufüllen.

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