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Calendrier de disponibilité

Le Calendrier de disponibilité vous donne une vue d'ensemble de toutes les réservations de salles et de ressources à travers votre église. Depuis cet endroit, vous pouvez voir ce qui est planifié, repérer les conflits avant qu'ils ne surviennent, et réserver directement une salle ou une ressource pour n'importe quel événement.

Avant de commencer

  • Configurez au moins une salle ou ressource dans la section Salles et ressources
  • Vous devez disposer d'un accès en modification à la section Calendriers dans B1 Admin

Ouvrir le Calendrier de disponibilité​

Dans B1 Admin, allez dans Calendriers et sélectionnez Disponibilité dans la barre latérale.

Lire le calendrier​

Le calendrier affiche le mois en cours par défaut. Vous pouvez naviguer en avant et en arrière avec les flèches en haut, ou basculer entre les vues mois, semaine et jour.

Chaque événement est codé par couleur selon son statut de réservation :

CouleurSignification
VertApprouvé
OrangeEn attente d'approbation
GrisBloqué (non disponible)

En survolant un événement, vous voyez le titre de l'événement et la salle ou la ressource à laquelle il est rattaché.

Filtrer par salle ou ressource​

Utilisez le menu déroulant Filtre en haut à gauche pour restreindre le calendrier à une seule salle ou ressource. Sélectionnez Toutes les salles et ressources pour revenir à la vue complète.

Réserver une salle ou une ressource​

  1. Cliquez sur le bouton Réserver en haut à droite de la page.
  2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, remplissez les détails de l'événement :
    • Titre — le nom de l'événement
    • Début et Fin — date/heure
    • Visibilité — Public ou Privé
    • Salles — sélectionnez une ou plusieurs salles à réserver
    • Ressources — sélectionnez une ou plusieurs ressources à réserver
  3. Vous pouvez éventuellement définir des durées de Préparation et de Rangement (en minutes). Celles-ci ajoutent une marge à la réservation des deux côtés afin que l'espace soit réservé pour la préparation et le rangement, même si les heures de début/fin de l'événement restent inchangées.
  4. Pour répéter la réservation, cochez Répète et configurez la récurrence :
    • Répéter tous les -- définissez l'intervalle (par exemple, toutes les 2 semaines).
    • Fréquence -- Quotidienne, Hebdomadaire ou Mensuelle. Hebdomadaire vous permet de choisir des jours spécifiques de la semaine ; Mensuelle vous permet de choisir un jour fixe du mois ou un schéma relatif comme « le deuxième mardi ».
    • Fin -- Jamais, à une date précise, ou après un nombre défini d'occurrences.
  5. Pour indiquer une plage horaire de réservation personnalisée (différente du début/fin de l'événement), activez Plage de réservation personnalisée et saisissez les heures de début et de fin de la plage. Utilisez cette option lorsqu'une salle doit être accessible en dehors des horaires indiqués pour l'événement.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour soumettre la réservation.
info

Si la salle ou la ressource dispose d'un Groupe d'approbation configuré, la réservation apparaîtra comme En attente jusqu'à ce qu'un responsable de ce groupe l'approuve. Consultez Approbations de calendrier pour le processus d'approbation.

astuce

Le calendrier met en évidence tout conflit avant l'enregistrement. Si vous voyez un avertissement de conflit, ajustez vos horaires ou choisissez une autre salle.

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