Aanwezigheid instellen
Voordat u aanwezigheid kunt bijhouden, moet u B1 Admin vertellen over de fysieke locaties van uw kerk, wanneer services plaatsvinden en welke groepen op elke service samenkomen. Deze eenmalige instellingen creëren de structuur die alle aanwezigheidsbijhoudende en rapportage in uw kerk mogelijk maakt.
Voordat u begint
- U hebt een actief B1 Admin-account nodig met toestemming om aanwezigheid te beheren. Zie Rollen en machtigingen als u niet zeker bent over uw toegangsniveau.
- Als u van plan bent groepen aan servicetijden toe te wijzen, zorg er dan voor dat uw groepen eerst worden aangemaakt.
Sleutelconcepten
- Campus -- een fysieke locatie waar uw kerk zich verwezenlijkt (bijvoorbeeld "Hoofdcampus", "Noordcampus"). Campussen worden beheerd onder Instellingen.
- Service -- een terugkerende bijeenkomst op een campus (bijvoorbeeld "Zondagsdienst", "Midweek").
- Servicetijd -- een specifieke tijd waarop een service plaatsvindt (bijvoorbeeld "9:00 uur", "11:00 uur").
- Geplande groep -- een groep toegewezen aan een specifieke servicetijd. Aanwezigheid wordt in de context van die service bijgehouden.
- Ongeplande groep -- een groep die aanwezigheid op zichzelf bijhouden, zonder aan een servicetijd gebonden te zijn.
Uw aanwezigheidsstructuur instellen
- Open B1 Admin, klik op het sectiemenu in de linkerbovenhoek (de sectienaam met het kleine pijltje) en kies Personen.
- Klik in de navigatiebalk op het tabblad Aanwezigheid. Het tabblad Instellen is standaard geselecteerd.
- Klik op Campussen beheren (rechtsboven in het paneel Instellen). Dit brengt u naar Instellingen → Campussen. Klik op Campus toevoegen, voer de naam van uw locatie in (adres en tijdzone zijn optioneel) en klik op Opslaan.
- Keer terug naar Personen → Aanwezigheid → Instellen. Uw campus verschijnt nu in de insteltabel.
- Klik op de + knop in de kolom Service onder uw campus. Voer een servicenaam in zoals "Zondagsdienst" en klik op Opslaan.
- Klik op de + knop in de kolom Tijd onder de service. Voer een tijd in zoals "9:00 uur" en klik op Opslaan. Herhaal dit voor elke servicetijd.
- Om een groep aan een servicetijd te koppelen, opent u de groep via het tabblad Groepen, klikt u op het potlood Bewerken en gebruikt u Servicetijd toevoegen — zie de volgende sectie.
Aanwezigheid bijhouden inschakelen voor een groep
Voordat aanwezigheid voor een groep kan worden geregistreerd, moet de optie Aanwezigheid bijhouden voor die groep zijn ingeschakeld.
- Klik op Groepen in de zijbalk en selecteer de groep.
- Klik op het pictogram Bewerken potlood.
- Stel Aanwezigheid bijhouden in op Ja.
- Klik op Opslaan.
Als u de groep in de vorige stap aan een servicetijd hebt toegewezen, gebruikt u ook de optie Servicetijd toevoegen op het bewerkingsscherm van de groep om deze aan de juiste service te koppelen. Dit zorgt ervoor dat sessies met de juiste campus en tijd zijn verbonden.
Als een groep buiten een normale service bijeenkomt -- zoals een midweekse kleine groep die zijn eigen aanwezigheid bijhoudt -- kunt u deze als een ongeplande groep achterlaten. Deze zal nog steeds op het tabblad Groepen voor aanwezigheidsrapportage verschijnen.
Uw instellingen bewerken
U kunt uw instellingen op elk moment bijwerken. Selecteer een campus, servicetijd of groep en klik op Bewerken om de details ervan te wijzigen, of op Verwijderen om deze te verwijderen.
Het verwijderen van een servicetijd verwijdert geen eerdere aanwezigheidsgegevens. Uw historische gegevens blijven behouden, zelfs als u uw schema wijzigt.
Wat nu
Zodra uw campussen, servicetijden en groepen op hun plaats zijn, bent u klaar om aanwezigheid handmatig op te nemen of zelfwerkende inchecking in te stellen voor uw services.