Configuration de la présence
Avant de pouvoir suivre la présence, vous devez indiquer à B1 Admin les emplacements physiques de votre église, le moment où les services ont lieu et quels groupes se réunissent à chaque service. Cette configuration ponctuelle crée la structure qui alimente le suivi et la génération de rapports de présence dans toute votre église.
Avant de commencer
- Vous devez avoir un compte B1 Admin actif avec la permission de gérer la présence. Consultez Rôles et autorisations si vous n'êtes pas certain de votre niveau d'accès.
- Si vous prévoyez d'assigner des groupes à des heures de service, assurez-vous que vos groupes sont créés en premier.
Concepts clés
- Campus -- un emplacement physique où votre église se réunit (par exemple, « Campus principal », « Campus nord »). Les campus sont gérés sous Paramètres.
- Service -- un rassemblement récurrent à un campus (par exemple, « Service du dimanche », « Entre-semaine »).
- Heure de service -- une heure spécifique à laquelle un service a lieu (par exemple, « 9h00 », « 11h00 »).
- Groupe programmé -- un groupe assigné à une heure de service spécifique. La présence est suivie dans le contexte de ce service.
- Groupe non programmé -- un groupe qui suit sa propre présence, sans être lié à une heure de service.
Configuration de votre structure de présence
- Ouvrez B1 Admin, cliquez sur le menu de section dans le coin supérieur gauche (le nom de la section avec la petite flèche), et choisissez Personnes.
- Dans la barre de navigation, cliquez sur l'onglet Présence. L'onglet Configuration est sélectionné par défaut.
- Cliquez sur Gérer les campus (en haut à droite du panneau de configuration). Cela vous mène à Paramètres → Campus. Cliquez sur Ajouter un campus, entrez le nom de votre emplacement (l'adresse et le fuseau horaire sont optionnels), et cliquez sur Enregistrer.
- Retournez à Personnes → Présence → Configuration. Votre campus apparaît maintenant dans la table de configuration.
- Cliquez sur le + bouton dans la colonne Service sous votre campus. Entrez un nom de service tel que « Service du dimanche » et cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur le + bouton dans la colonne Heure sous le service. Entrez une heure comme « 9h00 » et cliquez sur Enregistrer. Répétez pour chaque heure de service.
- Pour connecter un groupe à une heure de service, ouvrez le groupe à partir de l'onglet Groupes, cliquez sur le crayon Modifier, et utilisez Ajouter l'heure de service — voir la section suivante.
Activation du suivi de la présence sur un groupe
Avant qu'un groupe puisse avoir sa présence enregistrée, le suivi de la présence doit être activé pour ce groupe.
- Ouvrez le menu de section dans le coin supérieur gauche et choisissez Personnes, puis cliquez sur l'onglet Groupes et sélectionnez le groupe.
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier.
- Définissez Suivre la présence sur Oui.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez assigné le groupe à une heure de service à l'étape précédente, utilisez également l'option Ajouter l'heure de service sur l'écran d'édition du groupe pour le lier au service correct. Cela garantit que les sessions sont connectées au bon campus et à la bonne heure.
Si un groupe se réunit en dehors d'un service régulier -- comme un petit groupe entre-semaine qui suit sa propre présence -- vous pouvez le laisser comme groupe non programmé. Il apparaîtra toujours sur l'onglet Groupes pour la génération de rapports de présence.
Modification de votre configuration
Vous pouvez mettre à jour votre configuration à tout moment. Sélectionnez un campus, une heure de service ou un groupe et cliquez sur Modifier pour changer ses détails, ou Supprimer pour le supprimer.
La suppression d'une heure de service ne supprime pas les dossiers de présence passés. Vos données historiques sont préservées même si vous modifiez votre horaire.
Étapes suivantes
Une fois vos campus, heures de service et groupes en place, vous êtes prêt à commencer à enregistrer la présence manuellement ou à configurer l'enregistrement automatique pour vos services.