Gegevens importeren

B1 Admin maakt het gemakkelijk om uw bestaande ledengegevens in het systeem in te voeren. Of u van een ander kerkbeheersysteem migreert of gegevens van een spreadsheet laadt, de importgereedschappen sparen u van het handmatig invoeren van elke persoon. U kunt uit een CSV-bestand importeren of rechtstreeks van Breeze ChMS migreren.

Voordat u begint

• U hebt een actief B1 Admin-account nodig met toegang tot Instellingen. Zie Rollen en machtigingen als u niet zeker bent over uw toegangsniveau.
• Zorg ervoor dat uw ledengegevens klaar zijn in een spreadsheet of geëxporteerd vanuit uw vorige systeem.
• Als u van Breeze migreert, zorg er dan voor dat u uw bestanden Personen, Labels en Bijdragen eerst uit Breeze hebt geëxporteerd.

Importeren uit CSV

Als u ledengegevens in een spreadsheet of ander systeem hebt, kunt u deze importeren met behulp van een CSV-bestand (door komma's gescheiden waarden).

1. Ga naar Instellingen in de linkerzijbalk.
2. Klik op Importeren/exporteren in de bovenste navigatie.
3. Selecteer B1 Importeren ZIP in de vervolgkeuzelijst Gegevensbron.
4. Klik op de link om voorbeeldbestanden te downloaden, zodat u de verwachte indeling kunt zien.
5. Open het voorbeeldbestand people.csv en vervang de voorbeeldgegevens door uw eigen. Houd de koppelingrijij intact.
6. Als u ledenfotos hebt, voegt u deze toe aan de map met behulp van afbeeldingen van 400x300 pixels, waarbij u ze benoemt zodat zij overeenkomen met de importKey nummers in uw CSV.
7. Comprimeer uw bewerkte bestanden in een zip-bestand.
8. Ga terug naar B1 Admin en klik op Uploaden en selecteer uw zip-bestand.
9. Controleer de gegevensvoorvertoning en klik op Doorgaan naar bestemming.
10. Controleer of B1-database is geselecteerd, bekijk de importsamenvatting en klik op Overdracht starten.
11. Wacht tot het importeren is voltooid en klik vervolgens op Ga naar B1 om naar uw dashboard terug te keren.

tip

Download en controleer altijd de voorbeeldbestanden eerst. Als u de verwachte kolomindeling aanpast, worden importfouten voorkomen.

waarschuwing

Het importeren van gegevens voegt nieuwe gegevens toe aan uw database. Als u hetzelfde bestand twee keer importeert, krijgt u mogelijk dubbele gegevens. Controleer uw bestand zorgvuldig voordat u de overdracht start.

Importeren uit Breeze ChMS

Als u van Breeze migreert, beschikt B1 over een speciale importoptie die de conversie automatisch verwerkt.

1. Ga in Breeze naar Instellingen en klik op Exporteren in de linkerzijbalk.
2. Exporteer drie bestanden: Personen, Labels en Bijdragen.
3. Selecteer alle drie geëxporteerde bestanden, klik met de rechtermuisknop en comprimeer deze in één zip-bestand.
4. Ga in B1 Admin naar Instellingen vervolgens Importeren/exporteren.
5. Selecteer Breeze Importeren ZIP in de vervolgkeuzelijst Gegevensbron.
6. Upload uw zip-bestand en volg de stappen op het scherm om het importeren te controleren en voltooien.

info

De Breeze-import brengt personen, foto's, groepen, donaties, aanwezigheid, formulieren en meer over -- waardoor u in één stap een volledige migratie krijgt.

Na het importeren

Zodra uw importeren is voltooid, neemt u een paar minuten de tijd om uw gegevens te controleren:

1. Blader door de pagina Personen en controleer enkele profielen.
2. Bevestig dat namen, e-mails, telefoonnummers en adressen correct zijn aangekomen.
3. Controleer of huishoudbindingen intact zijn.
4. Controleer groepen of labels die zijn geïmporteerd.

Als u problemen opmerkt, kunt u afzonderlijke profielen rechtstreeks vanuit de pagina Personen bewerken. U kunt ook uw gegevens exporteren op elk moment om een back-up te maken.