Tillgänglighetskalender
Tillgänglighetskalendern ger dig en överblick över alla bokningar av rum och resurser i din kyrka. Här kan du se vad som är schemalagt, upptäcka konflikter i förväg och boka ett rum eller en resurs direkt för vilken händelse som helst.
Innan du börjar
- Skapa minst ett rum eller en resurs i avsnittet Rum och resurser
- Du behöver redigeringsbehörighet för avsnittet Kalendrar i B1 Admin
Öppna tillgänglighetskalendern
I B1 Admin öppnar du Hoppmenyn (sökfältet högst upp till vänster), expanderar Kalendrar och klickar på Tillgänglighet.
Läsa kalendern
Kalendern visar som standard innevarande månad. Du kan bläddra framåt och bakåt med pilarna högst upp, eller byta mellan månads-, vecko- och dagsvy.
Varje händelse är färgkodad efter bokningsstatus:
| Färg | Betydelse |
|---|---|
| Grön | Godkänd |
| Orange | Väntar på godkännande |
| Grå | Blockerad (inte tillgänglig) |
Om du håller muspekaren över en händelse visas händelsens titel och det rum eller den resurs den är kopplad till.
Filtrera efter rum eller resurs
Använd rullgardinsmenyn Rum / Resurs längst upp till vänster för att begränsa kalendern till ett enskilt rum eller en resurs. Välj Alla rum och resurser för att återgå till den fullständiga vyn.
Boka ett rum eller en resurs
- Klicka på knappen Boka högst upp på sidan.
- I dialogrutan som öppnas fyller du i uppgifterna om händelsen:
- Titel — händelsens namn
- Start och Slut datum/tid
- Synlighet — Offentlig eller Privat
- Rum — välj ett eller flera rum att reservera
- Resurser — välj en eller flera resurser att reservera
- Du kan valfritt ange tider för Uppsättning och Nedtagning (i minuter). Dessa lägger till tid före och efter bokningen så att utrymmet är reserverat för uppsättning och städning, även om händelsens start- och sluttider är oförändrade.
- Om du vill upprepa bokningen markerar du Upprepas och konfigurerar upprepningen:
- Upprepa var -- ange intervallet (till exempel var 2:e vecka).
- Frekvens -- Dagligen, Veckovis eller Månadsvis. Veckovis låter dig välja specifik(a) veckodag(ar); Månadsvis låter dig välja en fast dag i månaden eller ett relativt mönster, som "den andra tisdagen".
- Slutar -- Aldrig, på ett specifikt datum eller efter ett angivet antal tillfällen.
- Om du vill ange ett eget bokningsfönster (som skiljer sig från händelsens start och slut) aktiverar du Anpassat bokningsfönster och anger fönstrets start- och sluttider. Använd detta när ett rum behöver vara tillgängligt utanför händelsens angivna tider.
- Klicka på Spara för att skicka bokningen.
Om rummet eller resursen har en Godkännandegrupp konfigurerad visas bokningen som Väntar tills en ledare i den gruppen godkänner den. Se Kalendergodkännanden för godkännandeprocessen.
Kalendern markerar eventuella konflikter innan du sparar. Om du ser en konfliktvarning justerar du tiderna eller väljer ett annat rum.
Relaterade artiklar
- Rum, resurser och schemaläggning — skapa bokningsbara utrymmen och utrustning
- Kalendergodkännanden — godkänn eller neka bokningsförfrågningar
- Skapa kalendrar — hantera händelsekalendrar