Hoppa till huvudinnehål

Rum, resurser och schemaläggning

Med rum och resurser kan du hålla reda på kyrkans bokningsbara utrymmen och utrustning. När en grupp eller ett team vill använda ett rum eller låna en resurs till en händelse kan de begära det via B1. Du kan sedan godkänna eller neka förfrågningarna för att undvika dubbelbokningar.

Innan du börjar

  • Du behöver administratörsbehörighet till avsnittet Kalendrar i B1 Admin
  • Skapa grupper vars medlemmar ska skicka bokningsförfrågningar

Öppna Rum och resurser​

I B1 Admin öppnar du hoppmenyn (sökfältet överst till vänster), expanderar Kalendrar och klickar på Rum och resurser. Sidan har fyra flikar: Rum, Resurser, Blockeringar och Mallar. Knappen för att lägga till överst på sidan ändras beroende på vilken flik som är vald, och en Sök-ruta låter dig filtrera den aktuella listan.

Rum​

Rum är fysiska utrymmen som kan bokas tillsammans med kalenderhändelser, till exempel en kyrkosal, en samlingssal, ett klassrum osv.

Lägga till ett rum​

  1. Klicka på fliken Rum och sedan på Lägg till rum högst upp på sidan.
  2. Ange ett namn för rummet.
  3. Ange eventuellt en kapacitet (högsta antal personer).
  4. Ange en Godkännandegrupp. När en grupp begär det här rummet meddelas den valda gruppens ledare, och de måste godkänna bokningen. Lämna fältet tomt om ingen godkännande krävs.
  5. Klicka på Spara.

Redigera eller ta bort ett rum​

Klicka på Redigera bredvid valfritt rum, gör dina ändringar och klicka på Spara. Använd Ta bort för att ta bort ett rum permanent.

Resurser​

Resurser är föremål som kan bokas tillsammans med en händelse, till exempel AV-utrustning, projektorer, stolar, en skåpbil osv.

Lägga till en resurs​

  1. Klicka på fliken Resurser och sedan på Lägg till resurs.
  2. Ange ett namn och eventuellt en beskrivning.
  3. Ange en Godkännandegrupp om någon behöver godkänna lån av resurser.
  4. Klicka på Spara.

Blockeringar​

Blockeringar förhindrar att rum eller resurser bokas under vissa tider, till exempel vid renoveringar, reserverade perioder eller underhåll.

Lägga till en blockering​

  1. Klicka på fliken Blockeringar och sedan på Lägg till blockering.
  2. Välj om du vill blockera ett Rum, en Resurs eller alla rum och resurser.
  3. Ange start- och slutdatum/-tid för blockeringen.
  4. Lägg eventuellt till en anteckning om orsak.
  5. Klicka på Spara.

Händelsemallar​

Med mallar kan du spara en återanvändbar händelsekonfiguration, med titel, beskrivning och tillhörande grupper, så att återkommande händelser kan skapas på ett enhetligt sätt.

Lägga till en mall​

  1. Klicka på fliken Mallar och sedan på Lägg till mall.
  2. Ange ett namn för mallen.
  3. Koppla eventuellt en grupp så att händelsen automatiskt kopplas till den gruppen när den skapas från mallen.
  4. Klicka på Spara.

När personal skapar en ny händelse kan de välja en befintlig mall för att fylla i händelsens uppgifter i förväg.

Relaterade artiklar​