Naar hoofdinhoud gaan

Ruimten, middelen en planning

Met ruimten en middelen houd je bij welke ruimtes en apparatuur van je kerk gereserveerd kunnen worden. Wanneer een groep of team een ruimte wil gebruiken of een middel voor een evenement wil lenen, kan die aanvraag via B1 worden ingediend. Jij kunt die aanvragen goedkeuren of afwijzen, zodat dubbele boekingen worden voorkomen.

Voordat je begint

  • Je hebt beheerdersrechten nodig voor de sectie Agenda's in B1 Admin
  • Stel groepen in waarvan de leden boekingsaanvragen indienen

Ruimten en middelen openen​

Open in B1 Admin het Jump-menu (de zoekbalk linksboven), klap Agenda's uit en klik op Ruimten en middelen. De pagina heeft vier tabbladen: Ruimten, Middelen, Blokkades en Sjablonen. De toevoegknop bovenaan de pagina past zich aan het geselecteerde tabblad aan, en met het veld Zoeken kun je de huidige lijst filteren.

Ruimten​

Ruimten zijn fysieke locaties die samen met agenda-evenementen gereserveerd kunnen worden, zoals een kerkzaal, een ontmoetingsruimte, een klaslokaal, enzovoort.

Een ruimte toevoegen​

  1. Klik op het tabblad Ruimten op Ruimte toevoegen bovenaan de pagina.
  2. Voer een naam in voor de ruimte.
  3. Stel optioneel een capaciteit in (maximaal aantal personen).
  4. Stel een goedkeuringsgroep in. Wanneer een groep deze ruimte aanvraagt, worden de leiders van de gekozen groep op de hoogte gesteld en moeten zij de boeking goedkeuren. Laat dit veld leeg als geen goedkeuring nodig is.
  5. Klik op Opslaan.

Een ruimte bewerken of verwijderen​

Klik naast een ruimte op Bewerken, breng je wijzigingen aan en klik op Opslaan. Gebruik Verwijderen om een ruimte definitief te verwijderen.

Middelen​

Middelen zijn voorwerpen die samen met een evenement geboekt kunnen worden, zoals geluidsapparatuur, beamers, stoelen, een bestelbus, enzovoort.

Een middel toevoegen​

  1. Klik op het tabblad Middelen en vervolgens op Middel toevoegen.
  2. Voer een naam in en eventueel een beschrijving.
  3. Stel een goedkeuringsgroep in als iemand moet akkoord gaan met het uitlenen van middelen.
  4. Klik op Opslaan.

Blokkades​

Met blokkades voorkom je dat ruimten of middelen op bepaalde momenten geboekt worden, bijvoorbeeld voor renovaties, gereserveerde periodes of onderhoud.

Een blokkade toevoegen​

  1. Klik op het tabblad Blokkades en vervolgens op Blokkade toevoegen.
  2. Kies of je een ruimte, een middel of alle ruimten en middelen wilt blokkeren.
  3. Stel de begin- en eindedatum en -tijd van de blokkade in.
  4. Voeg eventueel een reden toe.
  5. Klik op Opslaan.

Evenementsjablonen​

Met sjablonen sla je een herbruikbare evenementconfiguratie op, met titel, beschrijving en bijbehorende groepen. Zo kunnen terugkerende evenementen consequent worden aangemaakt.

Een sjabloon toevoegen​

  1. Klik op het tabblad Sjablonen en vervolgens op Sjabloon toevoegen.
  2. Voer een naam in voor het sjabloon.
  3. Koppel eventueel een groep, zodat het evenement automatisch aan die groep wordt gekoppeld wanneer het vanuit het sjabloon wordt aangemaakt.
  4. Klik op Opslaan.

Wanneer medewerkers een nieuw evenement aanmaken, kunnen ze een bestaand sjabloon kiezen om de evenementgegevens vooraf in te vullen.

Gerelateerde artikelen​