Spring til hovedindhold

Lokaler, ressourcer og planlægning

Lokaler og ressourcer gør det muligt at holde styr på din menigheds rum og udstyr, der kan bookes. Når en gruppe eller et team ønsker at bruge et lokale eller låne en ressource til en begivenhed, kan de anmode om det via B1 — og du kan godkende eller afvise anmodningerne for at undgå dobbeltbookinger.

Før du begynder

  • Du skal have administrativ adgang til afsnittet Kalendere i B1 Admin
  • Opret grupper, hvis medlemmer skal indsende bookinganmodninger

Åbning af lokaler og ressourcer​

I B1 Admin skal du åbne Jump-menuen (søgefeltet øverst til venstre), udvide Kalendere og klikke på Lokaler og ressourcer. Siden har fire faner: Lokaler, Ressourcer, Blokeringer og Skabeloner. Tilføj-knappen øverst på siden ændrer sig, så den passer til den valgte fane, og et Søg-felt lader dig filtrere den aktuelle liste.

Lokaler​

Lokaler er fysiske rum, der kan reserveres sammen med kalenderbegivenheder — en kirkesal, et fællesrum, et klasseværelse osv.

Tilføjelse af et lokale​

  1. Klik på fanen Lokaler, og klik derefter på Tilføj lokale øverst på siden.
  2. Indtast et navn til lokalet.
  3. Angiv eventuelt en kapacitet (maksimalt antal personer).
  4. Angiv en godkendelsesgruppe — når en gruppe anmoder om dette lokale, bliver den valgte gruppes ledere underrettet og skal godkende bookingen. Lad feltet være tomt, hvis der ikke kræves godkendelse.
  5. Klik på Gem.

Redigering eller sletning af et lokale​

Klik på Rediger ved siden af et lokale, foretag dine ændringer, og klik på Gem. Brug Slet for at fjerne et lokale permanent.

Ressourcer​

Ressourcer er genstande, der kan bookes sammen med en begivenhed — AV-udstyr, projektorer, stole, en bus osv.

Tilføjelse af en ressource​

  1. Klik på fanen Ressourcer, og klik derefter på Tilføj ressource.
  2. Indtast et navn og eventuelt en beskrivelse.
  3. Angiv en godkendelsesgruppe, hvis nogen skal godkende udlån af ressourcer.
  4. Klik på Gem.

Blokeringer​

Blokeringer forhindrer, at lokaler eller ressourcer bookes i bestemte tidsrum — fx ved renovering, reserverede perioder eller vedligeholdelse.

Tilføjelse af en blokering​

  1. Klik på fanen Blokeringer, og klik derefter på Tilføj blokering.
  2. Vælg, om du vil blokere et lokale, en ressource eller alle lokaler og ressourcer.
  3. Angiv start- og slutdato/-tidspunkt for blokeringen.
  4. Tilføj eventuelt en årsagsnote.
  5. Klik på Gem.

Begivenhedsskabeloner​

Skabeloner gør det muligt at gemme en genbrugelig begivenhedskonfiguration — titel, beskrivelse og tilknyttede grupper — så tilbagevendende begivenheder kan oprettes ens.

Tilføjelse af en skabelon​

  1. Klik på fanen Skabeloner, og klik derefter på Tilføj skabelon.
  2. Indtast et navn til skabelonen.
  3. Tilknyt eventuelt en gruppe, så begivenheden automatisk kobles til den gruppe, når den oprettes ud fra skabelonen.
  4. Klik på Gem.

Når medarbejdere opretter en ny begivenhed, kan de vælge en eksisterende skabelon for at udfylde begivenhedens oplysninger på forhånd.

Relaterede artikler​