Siirry pääsisällölle

Huoneet, resurssit ja ajoitus

Huoneiden ja resurssien avulla voit seurata seurakuntasi varattavia tiloja ja laitteita. Kun ryhmä tai tiimi haluaa käyttää huonetta tai lainata resurssia tapahtumaan, se voi pyytää sitä B1:n kautta. Voit hyväksyä tai hylätä pyynnöt, jotta samaa tilaa ei varata kahdesti.

Ennen aloittamista

  • Tarvitset ylläpitäjän käyttöoikeudet B1 Adminin Kalenterit-osioon
  • Luo ryhmät, joiden jäsenet lähettävät varauspyyntöjä

Huoneiden ja resurssien avaaminen​

Avaa B1 Adminissa Hyppyvalikko (hakukenttä sivun vasemmassa yläkulmassa), laajenna kohta Kalenterit ja napsauta Huoneet ja resurssit. Sivulla on neljä välilehteä: Huoneet, Resurssit, Estot ja Mallipohjat. Sivun yläreunan lisäyspainike muuttuu valitun välilehden mukaan, ja Etsi-kentän avulla voit suodattaa nykyistä luetteloa.

Huoneet​

Huoneet ovat fyysisiä tiloja, joita voi varata kalenteritapahtumien yhteydessä, kuten juhlasali, seurustelutila, luokkahuone jne.

Huoneen lisääminen​

  1. Napsauta Huoneet-välilehdellä sivun yläreunassa Lisää huone.
  2. Anna huoneelle nimi.
  3. Halutessasi aseta kapasiteetti (enimmäismäärä henkilöitä).
  4. Aseta hyväksyntäryhmä. Kun ryhmä pyytää tätä huonetta, valitun ryhmän johtajille ilmoitetaan, ja heidän on hyväksyttävä varaus. Jätä kenttä tyhjäksi, jos hyväksyntää ei tarvita.
  5. Napsauta Tallenna.

Huoneen muokkaaminen tai poistaminen​

Napsauta minkä tahansa huoneen kohdalla Muokkaa, tee muutokset ja napsauta Tallenna. Poista huone pysyvästi painamalla Poista.

Resurssit​

Resurssit ovat tapahtuman yhteydessä varattavia kohteita, kuten äänilaitteita, projektoreita, tuoleja, pakettiauto jne.

Resurssin lisääminen​

  1. Napsauta Resurssit-välilehteä ja sen jälkeen Lisää resurssi.
  2. Anna nimi ja halutessasi kuvaus.
  3. Aseta hyväksyntäryhmä, jos joku tarvitsee hyväksynnän resurssien lainaamiseen.
  4. Napsauta Tallenna.

Estot​

Estojen avulla voit estää huoneiden tai resurssien varaamisen tiettyinä aikoina, esimerkiksi remontin, varattujen jaksojen tai huollon ajaksi.

Eston lisääminen​

  1. Napsauta Estot-välilehteä ja sen jälkeen Lisää esto.
  2. Valitse, estetäänkö huone, resurssi vai kaikki huoneet ja resurssit.
  3. Aseta eston alku- ja loppupäivämäärä sekä kellonaika.
  4. Halutessasi lisää syy-muistiinpano.
  5. Napsauta Tallenna.

Tapahtumamallipohjat​

Mallipohjien avulla voit tallentaa uudelleenkäytettävän tapahtumakokoonpanon: otsikon, kuvauksen ja siihen liittyvät ryhmät. Näin toistuvat tapahtumat voidaan luoda yhdenmukaisesti.

Mallipohjan lisääminen​

  1. Napsauta Mallipohjat-välilehteä ja sen jälkeen Lisää mallipohja.
  2. Anna mallipohjalle nimi.
  3. Halutessasi linkitä ryhmä. Silloin tapahtuma yhdistetään automaattisesti kyseiseen ryhmään, kun se luodaan mallipohjan avulla.
  4. Napsauta Tallenna.

Kun luot uuden tapahtuman, henkilökunta voi valita olemassa olevan mallipohjan, jolloin tapahtuman tiedot täyttyvät automaattisesti.

Aiheeseen liittyvät artikkelit​