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Räume, Ressourcen & Zeitplanung

Räume und Ressourcen ermöglichen es Ihnen, die buchbaren Räume und Ausrüstungen Ihrer Kirche zu verfolgen. Wenn eine Gruppe oder ein Team einen Raum nutzen oder eine Ressource für ein Ereignis leihen möchte, können sie dies über B1 anfordern -- und Sie können diese Anfragen genehmigen oder ablehnen, um Doppelbuchungen zu verhindern.

Bevor Sie beginnen

  • Sie benötigen Administratorzugriff auf den Kalenderbereich in B1 Admin
  • Richten Sie Gruppen ein, deren Mitglieder Buchungsanfragen einreichen werden

Räume & Ressourcen öffnen​

In B1 Admin öffnen Sie das Jump-Menü (die Suchleiste oben links), erweitern Sie Kalender und klicken Sie auf Räume & Ressourcen. Die Seite hat vier Reiter: Räume, Ressourcen, Blockouts und Vorlagen. Die Hinzufügen-Schaltfläche oben auf der Seite passt sich dem ausgewählten Reiter an, und ein Feld Suchen ermöglicht es, die aktuelle Liste zu filtern.

Räume​

Räume sind physische Räume, die zusammen mit Kalenderereignissen reserviert werden können -- ein Heiligtum, ein Gemeinschaftsraum, ein Klassenzimmer, etc.

Einen Raum hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Räume oben auf der Seite auf Raum hinzufügen.
  2. Geben Sie einen Namen für den Raum ein.
  3. Legen Sie optional eine Kapazität (maximale Personenzahl) fest.
  4. Legen Sie eine Genehmigungsgruppe fest -- wenn eine Gruppe diesen Raum anfordert, werden die Führungskräfte der gewählten Gruppe benachrichtigt und müssen die Buchung genehmigen. Lassen Sie leer, wenn keine Genehmigung erforderlich ist.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Raum bearbeiten oder löschen​

Klicken Sie neben einem beliebigen Raum auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. Verwenden Sie Löschen, um einen Raum dauerhaft zu entfernen.

Ressourcen​

Ressourcen sind Gegenstände, die zusammen mit einem Ereignis gebucht werden können -- AV-Ausrüstung, Projektoren, Stühle, ein Van, etc.

Eine Ressource hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressourcen und dann auf Ressource hinzufügen.
  2. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
  3. Legen Sie eine Genehmigungsgruppe fest, wenn jemand die Ressourcenausleihen genehmigen muss.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Blockouts​

Blockouts verhindern, dass Räume oder Ressourcen während bestimmter Zeiten gebucht werden -- für Renovierungen, reservierte Zeiträume oder Wartung.

Ein Blockout hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Blockouts und dann auf Blockout hinzufügen.
  2. Wählen Sie, ob ein Raum, eine Ressource oder alle Räume und Ressourcen blockiert werden sollen.
  3. Legen Sie das Start- und Enddatum/Uhrzeit für das Blockout fest.
  4. Fügen Sie optional einen Grund-Notiz hinzu.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Ereignisvorlagen​

Vorlagen ermöglichen es Ihnen, eine wiederverwendbare Ereigniskonfiguration -- Titel, Beschreibung und zugeordnete Gruppen -- zu speichern, damit wiederkehrende Ereignisse konsistent erstellt werden können.

Eine Vorlage hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen und dann auf Vorlage hinzufügen.
  2. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.
  3. Verknüpfen Sie optional eine Gruppe, damit das Ereignis automatisch mit dieser Gruppe verbunden wird, wenn es von der Vorlage erstellt wird.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie ein neues Ereignis erstellen, können Mitarbeiter eine bestehende Vorlage auswählen, um die Ereignisdetails vorausgefüllt zu haben.

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