Hopp til hovedinnhold

Rom, ressurser og planlegging

Med rom og ressurser kan du holde oversikt over menighetens lokaler og utstyr som kan bookes. Når en gruppe eller et team vil bruke et rom eller låne en ressurs til et arrangement, kan de be om det via B1 -- og du kan godkjenne eller avslå forespørslene for å unngå dobbeltbooking.

Før du begynner

  • Du trenger administratortilgang til Kalendere-delen i B1 Admin
  • Sett opp grupper hvis medlemmer skal sende inn bookingforespørsler

Åpne rom og ressurser​

Åpne Jump-menyen i B1 Admin (søkefeltet øverst til venstre), utvid Kalendere og klikk på Rom og ressurser. Siden har fire faner: Rom, Ressurser, Sperrede perioder og Maler. Knappen for å legge til øverst på siden endres etter hvilken fane som er valgt, og feltet Finn lar deg filtrere den aktuelle listen.

Rom​

Rom er fysiske lokaler som kan reserveres sammen med kalenderarrangementer -- et kirkerom, en menighetssal, et klasserom og så videre.

Legge til et rom​

  1. Klikk på Legg til rom øverst på siden i fanen Rom.
  2. Skriv inn et navn på rommet.
  3. Du kan angi en kapasitet (maksimalt antall personer).
  4. Angi en godkjenningsgruppe -- når en gruppe ber om dette rommet, får lederne i den valgte gruppen beskjed og må godkjenne bookingen. La feltet stå tomt hvis det ikke trengs godkjenning.
  5. Klikk på Lagre.

Redigere eller slette et rom​

Klikk på Rediger ved siden av et rom, gjør endringene dine og klikk på Lagre. Bruk Slett for å fjerne et rom permanent.

Ressurser​

Ressurser er ting som kan bookes sammen med et arrangement -- AV-utstyr, prosjektorer, stoler, en varebil og så videre.

Legge til en ressurs​

  1. Klikk på fanen Ressurser og deretter på Legg til ressurs.
  2. Skriv inn et navn og eventuelt en beskrivelse.
  3. Angi en godkjenningsgruppe hvis noen må godkjenne utlån av ressurser.
  4. Klikk på Lagre.

Sperrede perioder​

Sperrede perioder hindrer at rom eller ressurser bookes til bestemte tider -- for eksempel ved oppussing, reserverte perioder eller vedlikehold.

Legge til en sperret periode​

  1. Klikk på fanen Sperrede perioder og deretter på Legg til sperret periode.
  2. Velg om du vil sperre et rom, en ressurs eller alle rom og ressurser.
  3. Angi start og slutt (dato og klokkeslett) for den sperrede perioden.
  4. Du kan legge til en merknad med årsak.
  5. Klikk på Lagre.

Arrangementsmaler​

Med maler kan du lagre en gjenbrukbar arrangementskonfigurasjon -- tittel, beskrivelse og tilknyttede grupper -- slik at gjentakende arrangementer kan opprettes på en ensartet måte.

Legge til en mal​

  1. Klikk på fanen Maler og deretter på Legg til mal.
  2. Skriv inn et navn på malen.
  3. Du kan knytte til en gruppe, slik at arrangementet automatisk kobles til gruppen når det opprettes fra malen.
  4. Klikk på Lagre.

Når de oppretter et nytt arrangement, kan de ansatte velge en eksisterende mal for å fylle ut arrangementsdetaljene på forhånd.

Relaterte artikler​