Tilgjengelighetskalender
Tilgjengelighetskalenderen gir deg en oversikt over alle bookinger av rom og ressurser i hele menigheten. Her kan du se hva som er planlagt, oppdage konflikter før de oppstår, og booke et rom eller en ressurs direkte for et arrangement.
Før du begynner
- Sett opp minst ett rom eller en ressurs i seksjonen Rom og ressurser
- Du trenger redigeringstilgang til Kalendere-seksjonen i B1 Admin
Åpne tilgjengelighetskalenderen
Åpne Jump-menyen (søkefeltet øverst til venstre) i B1 Admin, utvid Kalendere og klikk på Tilgjengelighet.
Lese kalenderen
Kalenderen viser inneværende måned som standard. Du kan bla fremover og bakover med pilene øverst, eller bytte mellom måned-, uke- og dagsvisning.
Hvert arrangement er fargekodet etter bookingstatus:
| Farge | Betydning |
|---|---|
| Grønn | Godkjent |
| Oransje | Venter på godkjenning |
| Grå | Sperret (ikke tilgjengelig) |
Hvis du holder musepekeren over et arrangement, vises arrangementets tittel og rommet eller ressursen det er knyttet til.
Filtrere etter rom eller ressurs
Bruk nedtrekksmenyen Rom / ressurs øverst til venstre for å begrense kalenderen til ett enkelt rom eller én ressurs. Velg Alle rom og ressurser for å gå tilbake til hele visningen.
Booke et rom eller en ressurs
- Klikk på knappen Book øverst på siden.
- Fyll ut arrangementsdetaljene i dialogboksen som åpnes:
- Tittel — arrangementets navn
- Start og Slutt dato/klokkeslett
- Synlighet — Offentlig eller Privat
- Rom — velg ett eller flere rom som skal reserveres
- Ressurser — velg én eller flere ressurser som skal reserveres
- Angi eventuelt Oppsett- og Nedrigging-tid (i minutter). Disse legger til tid i begge ender av bookingen, slik at lokalet er reservert til klargjøring og opprydding, selv om arrangementets start- og sluttid forblir de samme.
- For å gjenta bookingen krysser du av for Gjentas og angir gjentakelsen:
- Gjenta hver -- angi intervallet (for eksempel hver 2. uke).
- Frekvens -- Daglig, Ukentlig eller Månedlig. Ved Ukentlig kan du velge bestemte ukedager, og ved Månedlig kan du velge en fast dag i måneden eller et relativt mønster som «andre tirsdag».
- Slutter -- Aldri, på en bestemt dato eller etter et bestemt antall forekomster.
- For å angi et eget bookingvindu (annerledes enn arrangementets start/slutt) slår du på Eget bookingvindu og skriver inn start- og sluttid for vinduet. Bruk dette når et rom må være tilgjengelig utenfor arrangementets oppgitte tider.
- Klikk på Lagre for å sende inn bookingen.
Hvis rommet eller ressursen har en Godkjenningsgruppe konfigurert, vises bookingen som Venter til en leder i den gruppen godkjenner den. Se Godkjenninger i kalenderen for godkjenningsrutinen.
Kalenderen uthever alle konflikter før du lagrer. Hvis du ser en konfliktadvarsel, justerer du tidspunktene eller velger et annet rom.
Relaterte artikler
- Rom, ressurser og planlegging — sett opp lokaler og utstyr som kan bookes
- Godkjenninger i kalenderen — godkjenn eller avslå bookingforespørsler
- Opprette kalendere — administrer arrangementskalendere