Beschikbaarheidskalender
Met de Beschikbaarheidskalender heb je een overzicht van alle reserveringen van ruimten en middelen in je kerk. Hier zie je wat gepland staat, kun je conflicten vooraf opsporen en kun je direct voor elke gebeurtenis een ruimte of middel reserveren.
Voordat je begint
- Maak minstens één ruimte of middel aan in het gedeelte Ruimten en middelen
- Je hebt bewerkingsrechten nodig voor het gedeelte Kalenders in B1 Admin
De Beschikbaarheidskalender openen
Open in B1 Admin het Sprongmenu (de zoekbalk linksboven), klap Kalenders uit en klik op Beschikbaarheid.
De kalender lezen
De kalender toont standaard de huidige maand. Je kunt met de pijlen bovenaan vooruit en achteruit bladeren, of wisselen tussen de weergaven maand, week en dag.
Elke gebeurtenis heeft een kleur op basis van de reserveringsstatus:
| Kleur | Betekenis |
|---|---|
| Groen | Goedgekeurd |
| Oranje | In afwachting van goedkeuring |
| Grijs | Geblokkeerd (niet beschikbaar) |
Wanneer je met de muis over een gebeurtenis beweegt, zie je de titel van de gebeurtenis en de ruimte of het middel waaraan deze is gekoppeld.
Filteren op ruimte of middel
Gebruik de vervolgkeuzelijst Ruimte / Middel linksboven om de kalender te beperken tot één ruimte of middel. Selecteer Alle ruimten en middelen om terug te keren naar de volledige weergave.
Een ruimte of middel reserveren
- Klik bovenaan de pagina op de knop Reserveren.
- Vul in het dialoogvenster dat opent de gegevens van de gebeurtenis in:
- Titel — de naam van de gebeurtenis
- Start en Einde — datum en tijd
- Zichtbaarheid — Openbaar of Privé
- Ruimten — selecteer een of meer ruimten om te reserveren
- Middelen — selecteer een of meer middelen om te reserveren
- Stel eventueel de tijden Opstelling en Opruiming in (in minuten). Deze verlengen de reservering aan beide kanten, zodat de ruimte ook gereserveerd blijft voor de opstelling en het opruimen, terwijl de begin- en eindtijd van de gebeurtenis gelijk blijven.
- Om de reservering te herhalen, vink je Herhaalt aan en stel je de herhaling in:
- Herhaal elke -- stel het interval in (bijvoorbeeld elke 2 weken).
- Frequentie -- Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Bij Wekelijks kies je een of meer specifieke dagen van de week; bij Maandelijks kies je een vaste dag van de maand of een relatief patroon, zoals „de tweede dinsdag”.
- Eindigt -- Nooit, op een specifieke datum, of na een vast aantal keer.
- Om een aangepast reserveringsvenster op te geven (afwijkend van de start- en eindtijd van de gebeurtenis), zet je Aangepast reserveringsvenster aan en voer je de begin- en eindtijd van het venster in. Gebruik dit wanneer een ruimte buiten de vermelde tijden van de gebeurtenis toegankelijk moet zijn.
- Klik op Opslaan om de reservering in te dienen.
Als voor de ruimte of het middel een Goedkeuringsgroep is ingesteld, verschijnt de reservering als In behandeling totdat een leider van die groep deze goedkeurt. Zie Kalendergoedkeuringen voor de goedkeuringsprocedure.
De kalender markeert conflicten al voordat je opslaat. Als je een waarschuwing over een conflict ziet, pas dan je tijden aan of kies een andere ruimte.
Gerelateerde artikelen
- Ruimten, middelen en planning — reserveerbare ruimten en apparatuur instellen
- Kalendergoedkeuringen — reserveringsverzoeken goedkeuren of afwijzen
- Kalenders aanmaken — gebeurteniskalenders beheren