Calendario di disponibilità
Il calendario di disponibilità vi dà una visione d'insieme di tutte le prenotazioni di stanze e risorse in tutta la vostra chiesa. Da qui potete vedere cosa è pianificato, individuare i conflitti prima che accadano, e prenotare una stanza o una risorsa per qualsiasi evento direttamente.
Prima di iniziare
- Configurate almeno una stanza o risorsa nella sezione Stanze e risorse
- Avete bisogno dell'accesso in modifica alla sezione Calendari in B1 Admin
Apertura del calendario di disponibilità
In B1 Admin, aprite il menu Jump (la barra di ricerca in alto a sinistra), espandete Calendari, e fate clic su Disponibilità.
Lettura del calendario
Il calendario mostra il mese corrente per impostazione predefinita. Potete navigare in avanti e indietro con le frecce in alto, o passare da viste di mese, settimana e giorno.
Ogni evento è codificato a colori in base allo stato di prenotazione:
| Colore | Significato |
|---|---|
| Verde | Approvato |
| Arancione | In sospeso di approvazione |
| Grigio | Bloccato (non disponibile) |
Passando il mouse sopra un evento mostra il titolo dell'evento e la stanza o la risorsa a cui è allegato.
Filtraggio per stanza o risorsa
Utilizzate il menu a discesa Stanza / Risorsa in alto a sinistra per restringere il calendario a una singola stanza o risorsa. Selezionate Tutte le stanze e risorse per tornare alla vista completa.
Prenotazione di una stanza o risorsa
- Fate clic sul pulsante Prenota in alto nella pagina.
- Nella finestra di dialogo che si apre, compilate i dettagli dell'evento:
- Titolo — il nome dell'evento
- Data/ora di inizio e fine
- Visibilità — Pubblica o Privata
- Stanze — selezionate una o più stanze da prenotare
- Risorse — selezionate una o più risorse da prenotare
- Opzionalmente impostate i tempi di Allestimento e Smontaggio (in minuti). Questi riempiono la prenotazione su entrambi i lati in modo che lo spazio sia riservato per l'allestimento e la pulizia, anche se i tempi di inizio/fine dell'evento rimangono uguali.
- Per ripetere la prenotazione, spuntate Ripeti e configurate la ricorrenza:
- Ripeti ogni -- impostate l'intervallo (ad esempio, ogni 2 settimane).
- Frequenza -- Giornaliera, Settimanale, o Mensile. Settimanale vi permette di scegliere giorni specifici della settimana; Mensile vi permette di scegliere un giorno fisso del mese o un modello relativo come "il secondo martedì".
- Termina -- Mai, in una data specifica, o dopo un numero impostato di occorrenze.
- Per specificare una finestra di prenotazione personalizzata (diversa dall'inizio/fine dell'evento), attivate Finestra di prenotazione personalizzata e immettete i tempi di inizio e fine della finestra. Utilizzatelo quando una stanza deve essere accessibile al di fuori delle ore di elenco dell'evento.
- Fate clic su Salva per inviare la prenotazione.
Se la stanza o la risorsa ha un Gruppo di approvazione configurato, la prenotazione apparirà come In sospeso fino a quando un leader di quel gruppo la approva. Vedere Approvazioni del calendario per il flusso di lavoro di approvazione.
Il calendario evidenzierà i conflitti prima di salvare. Se vedete un avvertimento di conflitto, regolate i vostri tempi o scegliete una stanza diversa.
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