Saatavuuskalenteri
Saatavuuskalenterin avulla näet kaikkien seurakuntasi huone- ja resurssivarausten kokonaiskuvan. Täältä voit nähdä, mitä on ajastettu, havaita päällekkäisyydet ennen kuin ne syntyvät, ja varata huoneen tai resurssin mihin tahansa tapahtumaan suoraan.
Ennen aloittamista
- Luo vähintään yksi huone tai resurssi Huoneet ja resurssit -osiossa
- Tarvitset muokkausoikeuden B1 Adminin Kalenterit-osioon
Saatavuuskalenterin avaaminen
Avaa B1 Adminissa Hyppyvalikko (hakupalkki vasemmassa yläkulmassa), laajenna Kalenterit ja napsauta Saatavuus.
Kalenterin lukeminen
Kalenteri näyttää oletuksena nykyisen kuukauden. Voit siirtyä eteen- ja taaksepäin yläreunan nuolilla tai vaihtaa kuukausi-, viikko- ja päivänäkymän välillä.
Jokainen tapahtuma on värikoodattu varauksen tilan mukaan:
| Väri | Merkitys |
|---|---|
| Vihreä | Hyväksytty |
| Oranssi | Hyväksyntä odottaa |
| Harmaa | Estetty (ei käytettävissä) |
Tapahtuman päälle vietäessä hiiren osoitin näyttää tapahtuman otsikon sekä huoneen tai resurssin, johon se on liitetty.
Suodattaminen huoneen tai resurssin mukaan
Käytä vasemmassa yläkulmassa olevaa Huone / Resurssi -pudotusvalikkoa rajataksesi kalenterin yhteen huoneeseen tai resurssiin. Valitse Kaikki huoneet ja resurssit palataksesi täyteen näkymään.
Huoneen tai resurssin varaaminen
- Napsauta sivun yläreunassa olevaa Varaa-painiketta.
- Avautuvassa ikkunassa täytä tapahtuman tiedot:
- Otsikko — tapahtuman nimi
- Alku ja Loppu päivämäärä/aika
- Näkyvyys — Julkinen tai Yksityinen
- Huoneet — valitse yksi tai useampi varattava huone
- Resurssit — valitse yksi tai useampi varattava resurssi
- Voit halutessasi asettaa Valmistelu- ja Purku-ajat (minuutteina). Nämä pidentävät varausta molemmista päistä, jotta tila on varattu valmisteluun ja siivoukseen, vaikka tapahtuman alku- ja loppuaika pysyvät samoina.
- Toistaaksesi varauksen, valitse Toistuu ja määritä toistuvuus:
- Toista joka -- aseta väli (esimerkiksi joka 2. viikko).
- Taajuus -- Päivittäin, Viikoittain tai Kuukausittain. Viikoittainen mahdollistaa tiettyjen viikonpäivien valinnan; kuukausittainen mahdollistaa kiinteän kuukauden päivän tai suhteellisen kaavan, kuten "toinen tiistai".
- Päättyy -- Ei koskaan, tiettynä päivänä tai asetetun tapahtumakertojen määrän jälkeen.
- Jos haluat määrittää mukautetun varausajan (eri kuin tapahtuman alku ja loppu), valitse Mukautettu varausaika ja syötä ikkunan alku- ja loppuaika. Käytä tätä, kun huoneen on oltava käytettävissä tapahtuman ilmoitettujen aikojen ulkopuolella.
- Lähetä varaus napsauttamalla Tallenna.
Jos huoneelle tai resurssille on määritetty Hyväksyntäryhmä, varaus näkyy Odottaa-tilassa, kunnes kyseisen ryhmän johtaja hyväksyy sen. Katso hyväksyntäprosessi artikkelista Kalenterin hyväksynnät.
Kalenteri korostaa mahdolliset päällekkäisyydet ennen tallentamista. Jos näet päällekkäisyysvaroituksen, muuta aikoja tai valitse toinen huone.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Huoneet, resurssit ja ajoitus — varattavien tilojen ja laitteiden määrittäminen
- Kalenterin hyväksynnät — varauspyyntöjen hyväksyminen tai hylkääminen
- Kalenterien luominen — tapahtumakalenterien hallinta