Přejít na hlavní obsah

Schvalování kalendáře

Stránka Schválení slouží administrátorům k prohlížení a vyřizování čekajících žádostí o rezervaci místností a zdrojů a také událostí v kalendáři, které musí být před zveřejněním schváleny.

Než začnete

  • Nastavte místnostem nebo zdrojům skupinu schválení (Approval Group) v sekci Místnosti a zdroje
  • Potřebujete oprávnění Správce kalendářů (Calendars Admin) nebo oprávnění content.edit

Otevření schválení​

V aplikaci B1 Admin otevřete Rychlý přechod (vyhledávací pole vlevo nahoře), rozbalte Kalendáře a klikněte na Schválení. Zde jsou uvedeny čekající žádosti o rezervaci a události, které čekají na kontrolu.

Žádosti o rezervaci​

Když skupina vytvoří událost a požádá o místnost nebo zdroj, žádost se zobrazí v sekci Žádosti o místnosti a zdroje. Každý řádek obsahuje:

  • Název události a datum a čas
  • Místnost nebo zdroj, o který se žádá (u zdrojů s více kusy také počet)
  • Stavový štítek, který ukazuje, zda žádost má konflikty

Indikátory konfliktů​

Pokud se žádost překrývá s jinou rezervací nebo blokací pro stejnou místnost nebo zdroj, zobrazí se u ní štítek Konflikty; po najetí myší uvidíte podrobnosti. U žádostí bez překryvů se zobrazí Bez konfliktů. Než některou z konfliktních žádostí schválíte, pečlivě ji zkontrolujte.

Schválení nebo zamítnutí​

Klikněte na Schválit nebo Zamítnout u libovolné žádosti o rezervaci (zamítnutí nejprve vyžaduje potvrzení). Skupina žadatele je o rozhodnutí informována. Schválené rezervace jsou pro danou událost uzamčeny na tuto místnost nebo zdroj; zamítnuté rezervace uvolní termín pro ostatní.

Když kliknete na Schválit, otevře se dialog Schválit rezervaci, ve kterém můžete událost zároveň zveřejnit:

  1. Zaškrtněte Zveřejnit v kalendáři pro veřejnost, aby se událost zobrazila v kalendáři její skupiny veřejně. Pokud ji nezaškrtnete, rezervace se schválí bez změny viditelnosti události.
  2. Jakmile je zaškrtnuto Zveřejnit v kalendáři pro veřejnost, můžete volitelně v nabídce Také přidat do kalendáře vybrat kurátorský kalendář a přidat do něj událost také. Ponecháte-li možnost Žádný, tento krok se přeskočí. (Tato volba se zobrazí jen u oprávnění content.edit.)
  3. Klikněte na Schválit.

Čekající události​

Pokud váš pracovní postup vyžaduje, aby byly události před zveřejněním pro veřejnost schváleny, čekající události se zobrazí v sekci Žádosti o události. Kliknutím na Schválit zveřejníte událost v kalendáři; kliknutím na Zamítnout odesílatele upozorníte, že je potřeba provést změny.

tip

Nastavte skupinu schválení u místnosti v sekci Místnosti a zdroje, aby pro tuto místnost bylo vyžadováno schválení. Skupiny s přístupem pak mohou místnost žádat při vytváření událostí a tyto žádosti se objeví na této stránce.

Související články​