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Aprobaciones de Calendario

La página Approvals es donde los administradores revisan y actúan en solicitudes de reservas de salas y recursos pendientes, así como eventos de calendario que requieren aprobación antes de ser publicados.

Antes de Comenzar

  • Configure salas o recursos con un Approval Group en Salas y Recursos
  • Necesita el permiso Calendars Admin o el permiso content.edit

Abriendo Aprobaciones​

En B1 Admin, abra el menú Jump (la barra de búsqueda en la esquina superior izquierda), expanda Calendars, y haga clic en Approvals. Las solicitudes de reserva pendientes y eventos esperando revisión se enumeran aquí.

Solicitudes de Reserva​

Cuando un grupo crea un evento y solicita una sala o recurso, la solicitud aparece en la sección Room & Resource Requests. Cada fila muestra:

  • El nombre del evento y fecha/hora
  • La sala o recurso solicitado (con la cantidad para recursos de varias unidades)
  • Una insignia de estado que indica si la solicitud tiene conflictos

Indicadores de Conflicto​

Si una solicitud se superpone con otra reserva o bloqueo para la misma sala o recurso, su estado muestra una insignia Conflicts; pase el mouse sobre ella para ver los detalles. Las solicitudes sin superposiciones muestran No conflicts. Revise cuidadosamente las solicitudes conflictivas antes de aprobar cualquiera.

Aprobar o Rechazar​

Haga clic en Approve o Reject en cualquier solicitud de reserva (al rechazar se le pedirá confirmación primero). El grupo solicitante es notificado de la decisión. Las reservas aprobadas se bloquean a esa sala o recurso para el evento; las reservas rechazadas liberan el espacio para otros.

Cuando haga clic en Approve, se abre un diálogo Approve booking para que también pueda publicar el evento en el mismo paso:

  1. Marque Publish to public calendar para hacer el evento público en el calendario del grupo. Déjelo sin marcar para aprobar la reserva sin cambiar la visibilidad del evento.
  2. Una vez que Publish to public calendar esté marcado, puede opcionalmente elegir un calendario curado de Also add to calendar para agregar el evento a uno de sus calendarios curados también. Déjelo configurado como None para omitir esto. (Esta opción solo aparece si tiene el permiso content.edit.)
  3. Haga clic en Approve.

Eventos Pendientes​

Si su flujo de trabajo de calendario requiere aprobación de eventos antes de que los eventos sean visibles al público, los eventos pendientes aparecen en la sección Event Requests. Haga clic en Approve para publicar un evento en el calendario, o en Reject para notificar al remitente que se necesitan cambios.

tip

Configure un Approval Group en una sala en Salas y Recursos para requerir aprobación para esa sala. Los grupos con acceso pueden entonces solicitar la sala al crear eventos, y esas solicitudes fluyen hacia esta página.

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